Warum Sie Ihre Mitarbeitenden auf keinen Fall ins „Home Office“ schicken sollten

Es ist Krisenzeit in Deutschland und der gesamten Welt. COVID-19 beherrscht alle Nachrichten und zwingt Arbeitgeber*innen neu zu denken. Büroarbeitsplätze lassen sich zumeist leicht auf andere Standorte verlegen. Viele Mitarbeiter*innen sind deshalb im Home Office.

Home Office? Da klingeln der Fachkraft für Arbeitssicherheit sämtliche Ohren. Was im allgemeinen Sprachgebrauch einfach und logisch klingt, nämlich das Arbeiten von zu Hause, ist genauer betrachtet ganz schön tricky.

Was „Home Office für Mitarbeiter*innen“ bedeutet

Haben Sie Ihre Mitarbeiter*innen aus der Verwaltung oder von anderen Büroarbeitsplätzen auch in das Home Office geschickt? Vermutlich ja.

Aber was genau haben Sie mit „Home Office“ gemeint? Können Ihre Mitarbeitenden vom Küchentisch oder Sofa am Laptop, Tablet oder Handy ihre Arbeit verrichten? Oder gibt es einen fest eingerichteten Arbeitsplatz in der Wohnung mit fest installiertem PC?

Ersteres, also die Arbeit von überall mit unterschiedlichen digitalen Geräten, fällt in den Bereich von „Mobiles Arbeiten“ oder „Mobile Work“, wer es gern Englisch mag. Zweites, nämlich das Arbeiten von einem festen Arbeitsplatz aus, mit fest installiertem PC, ist Telearbeit. Und jetzt der Knaller: Das ist die eigentliche Definition von „Home Office“.

Was daran jetzt so furchterregend ist?

Das ist schnell erklärt: Ein Telearbeitsplatz unterliegt allen arbeitssicherheitsrelevanten Verordnungen und Gesetzen. Sie als Arbeitgeber*in sind für die Einrichtung des Arbeitsplatzes, die Einhaltung aller arbeitssicherheitstechnischen Aspekte und deren Überprüfung zuständig. Sie dürfen also nicht nur den Arbeitsplatz anschauen – Sie MÜSSEN! Und Sie müssen alle Arbeitsmittel und Arbeitsmaterialien zur Verfügung stellen.

Ups! So war das gar nicht geplant? – Gute Nachrichten!

Was Sie eigentlich wollten, aber so nicht gesagt haben, ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter*innen in das „Mobile Work“, also das Mobile Arbeiten schicken wollten.

Was daran jetzt so anders ist?

Auch das ist schnell erklärt: Mobile Work unterliegt nicht der Arbeitsstättenverordnung. Es dient der sporadischen Tätigkeit mit (mobilen) digitalen Geräten – wie PC, Laptop oder Notebook, die nicht an einen festen Arbeitsplatz gebunden ist.

Telearbeit: Welche Hürden Sie als Arbeitgeber nehmen müssen

Telearbeitet erfordert eine klare vertragliche Regelung zwischen Arbeitgeber*in und Arbeitnehmer*in. Dem Grunde nach richten Sie Ihren Mitarbeitenden einen festen Arbeitsplatz in dessen Privathaushalt ein, sodass der/die Mitarbeiter*in nicht oder nur teilweise in Ihrem Betriebsgebäude tätig ist.

Sämtliche Aufwendungen für Ausstattung und Kommunikationsmittel übernehmen Sie als Arbeitgeber*in. Dazu zählt auch die Raummiete für den nicht genutzten privaten Raum, den Ihnen Ihr*e Beschäftigte*r zur Verfügung stellt.

Unter den Aspekten der Arbeitssicherheit sind Sie verpflichtet den Raum nach allen Vorgaben und Vorschriften auszustatten, den/die Telearbeitnehmer*in zu unterweisen und regelmäßige Überprüfungen vorzunehmen – genauso, wie Sie es in Ihren Büroräumen im Unternehmen machen müssen. Sie erstellen also Gefährdungsbeurteilung, führen die Sicherheitsunterweisungen durch und lassen die elektrischen Anlagen (wie Schreibtischlampen) überprüfen. Stellen Sie sich vor, es wäre, als ob Sie Ihr Unternehmen um einen Mini-Standort im Haushalt Ihrer/Ihres Mitarbeiter*in erweitert hätten.

Die Telearbeit muss zudem arbeitsvertraglich, mindestens aber mit einer ergänzenden Vereinbarung zum Arbeitsvertrag geregelt sein. Regelungen, die Sie üblicherweise im Arbeitsvertrag treffen, gelten auch bei der Vereinbarung für Telearbeit. Hierzu zählen u.a. Arbeitszeit, Pausen, Verschwiegenheit, arbeitsmedizinische Vorsorgen, Datenschutz, etc.

Warum Mobile Work die bessere Alternative ist

Anders als die Telearbeit unterliegt das Mobile Work oder Mobile Arbeiten nicht der Arbeitsstättenverordnung. Es handelt sich also nicht um einen vom Arbeitgeber fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz. Die Mitarbeiter*innen erledigen stattdessen ihre Arbeit von jedem beliebigen Ort, begrenzt für eine kurze Dauer. Das kann das Wohnzimmer, der Küchentisch, die Flughafenhalle oder ein Café sein – wenn möglich.

Im Rahmen der Arbeitssicherheit unterliegt Mobile Work dennoch weiterhin den Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes. Unterweisungen und die Bereitstellung entsprechender Arbeitsmittel sind und bleiben deshalb Pflicht für den Arbeitgeber. Sie müssen Ihre*n Mitarbeiter*in auf die gängigen Gefahren beim mobilen Arbeiten hinweisen und sollten Umgebungsbedingungen festlegen, unter denen keine mobile Arbeit verrichtet werden sollte/darf – z.B. mit dem Laptop auf dem Schoß vor dem TV, oder im Auto.

Wie für den regulären Bildschirmarbeitsplatz auch, sind für Mobile Work Arbeitsmittel, wie Laptop oder Notebook, essenziell, die gebrauchstauglich und ergonomisch sind. Das bedeutet im Wesentlichen, sie sollen ausreichend hell, stabil, mit einem genügend großen Bildschirm und tragbar sein.

Wenn Sie als Arbeitgeber*in also „Home Office“ anordnen möchten, ordnen Sie besser „Mobile Work @ Home“ an. Das tut nicht nur Ihren Mitarbeiter*innen gut, sondern spart Ihnen zusätzlich eine Menge Aufwand und minimiert Ihr Risiko als verantwortlicher Unternehmer.

Wie Sie Ihren Mobile Work-Arbeitsplatz im „Home Office“ sicher und gesund einrichten

Ideal wäre natürlich ein Arbeitszimmer mit Schreibtisch und Bürostuhl, der vor allem auch ergonomisches Arbeiten ermöglicht. Wir wissen aber, dass das nicht immer möglich ist und der Küchentisch als Arbeitsplatz umfunktioniert wird.
Die Berufsgenossenschaften und Unfallkassen haben Tipps für die sichere und entspannte Arbeit im Office @ Home zusammengestellt:

• Stellen Sie das Gerät so auf, dass möglichst keine Fenster oder Lichtquellen sich darin spiegeln oder ins Gegenlicht geschaut werden muss.
• Der Abstand zum Bildschirm sollte 50-70 cm betragen
• Nutzen Sie nach Möglichkeit eine separate Tastatur, Maus und auch einen separaten Bildschirm, wenn Sie üblicherweise am Laptop arbeiten. So schaffen Sie eine ergonomische Arbeitshaltung
• Der ideale Blick auf den Bildschirm ist entspannt von oben herab – so, als würden Sie ein Buch lesen. Optimales Sehen erreichen Sie, wenn Sie den Monitor so weit nach hinten neigen, dass Ihr Blick senkrecht auf den Bildschirm trifft. Dadurch senken Sie Ihren Kopf leicht nach unten und vermeiden Verspannungen im Nacken.
• Wechseln Sie häufig die Sitzhaltung und machen regelmäßige Bewegungspausen.
• Ein Tipp von uns: Wenden Sie die Pomodoro-Technik für konzentriertes Arbeiten an. Dabei wechseln sich Konzentrationsphasen mit Ruhephasen in regelmäßigen Abständen ab. Wir empfehlen nach 50 Minuten Konzentrationszeit eine 10-minütige Pause. Das wiederholen Sie drei Mal, wobei Sie die letzte Pausenzeit von 10 auf 20-30 Minuten ausweiten. Den Pomodoro-Tracker finden Sie ganz einfach im Web.

 

Sind Sie auf den Geschmack gekommen?

Vielleicht haben Sie festgestellt, dass das Arbeiten von zu Hause aus mit Ihren Mitarbeiter*innen gut klappt und könnten sich vorstellen, diese Art von Beschäftigung dauerhaft in Ihrem Unternehmen umzusetzen.

Wenn Sie sich für die Einführung von Telearbeit oder Mobile Work interessieren und Unterstützung bei der Umsetzung benötigen unterstützen wir Sie gern. Unsere Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Datenschutzbeauftragte helfen Ihnen bei der Erstellung der notwendigen Gefährdungsbeurteilungen und den Richtlinien zur Einhaltung des Datenschutzes im „Home Office“.

Schicken Sie uns Ihre unverbindliche Anfrage: Jetzt Kontakt aufnehmen!

Bleiben Sie gesund!