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Die wichtigsten Grundlagen für eine ideale Gefährdungsbeurteilung

Kein Unternehmen kommt ohne sie aus – die Gefährdungsbeurteilung. Was genau die Gefährdungsbeurteilung ist, warum sie wann von wem erstellt werden und was vor allem darin enthalten sein muss – die wichtigsten Grundlagen für die Gefährdungsbeurteilung haben wir Ihnen zusammengestellt.

Bevor es an die Inhalte geht, schauen wir uns zunächst die Voraussetzungen für eine Gefährdungsbeurteilung an:

Was ist eine Gefährdungsbeurteilung und warum muss sie erstellt werden?

Ab der ersten Person, die Sie in Ihrem Unternehmen beschäftigen sind Sie verpflichtet Arbeits- und Gesundheitsschutz für diese Person zu gewährleisten. Geregelt ist diese Grundlage im Arbeitsschutzgesetzt (ArbSchG) und weiteren Verordnungen, wie zum Beispiel der Unfallverhütungsvorschrift DGUV V1 der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung, der Arbeitsstättenverordnung, der Betriebssicherheitsverordnung und der Gefahrstoffverordnung.

Um festzustellen wie genau der Arbeitsschutz in Ihrem Unternehmen aussehen muss – denn das ist nicht pauschal für jedes Unternehmen gleich – müssen Sie

  1. die Tätigkeit und den Arbeitsplatz des/der Mitarbeiter*in definieren
  2. erkennen, welche möglichen Gefährdungen an dem Arbeitsplatz entstehen
  3. Maßnahmen ermitteln, die diese Gefährdungen verhindern oder eingrenzen.

Alle genannten Punkte müssen Sie dann in der Gefährdungsbeurteilung dokumentieren und regelmäßig auf Aktualität prüfen.

Eine Gefährdungsbeurteilung ist immer nur für einen bestimmten Arbeitsplatz gültig. Zum Beispiel für einen Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen, der an einer Bohr- und Fräsmaschine arbeitet, in der Verwaltung oder einem/r Servicemitarbeiter*in in Ihrer Kantine.

Übrigens: wenn Sie Ihre Mitarbeiter*innen „in das Home Office schicken“ müssen Sie auch für diese Arbeitsplätze eine Gefährdungsbeurteilung erstellen. Denn „Home Office“ ist im ursprünglichen Sinn ein „Telearbeitsplatz“ und der unterliegt allen arbeitssicherheitsrelevanten Verordnungen und Gesetzen. Wie Sie im Falle von „Home Office“ ggf. auf eine Gefährdungsbeurteilung verzichten können, lesen Sie in unserem Blog zum Home Office.

Wann muss eine Gefährdungsbeurteilung erstellt und wie oft sollte sie erneuert werden?

Als Arbeitgeber*in müssen Sie neue Mitarbeiter*innen vor Arbeitsantritt zum Arbeits- und Gesundheitsschutz Ihres Unternehmens schulen und auf den jeweiligen Arbeitsplatz einweisen. Auch die Gefährdungsbeurteilung ist vor Aufnahme der Tätigkeit zu dokumentieren. Sie muss außerdem regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Ein eindeutiger Prüfzeitraum ist jedoch weder im Arbeitsschutzgesetz, noch in den Verordnungen genannt.

Dennoch gibt es ein paar Kriterien, zur der die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) eine „unverzügliche“ Aktualisierung anordnet. Nämlich immer dann, wenn:

  • Sicherheitsrelevante Veränderungen der Arbeitsbedingungen einschließlich der Änderung von Arbeitsmitteln vorhanden sind.
  • Es neue Informationen, insbesondere Erkenntnisse aus dem Unfallgeschehen oder aus der arbeitsmedizinischen Vorsorge gibt.
  • Die Überprüfung der Wirksamkeit der Schutzmaßnahmen ergeben hat, dass die festgelegten Schutzmaßnahmen nicht wirksam oder nicht ausreichend sind.

Wir empfehlen Ihnen deshalb die Gefährdungsbeurteilungen mindestens jährlich zu überprüfen. Damit dokumentieren Sie, dass Sie regelmäßig Ihren Verpflichtungen nachgekommen sind und können das auch entsprechend nachweisen.

Wer erstellt eine Gefährdungsbeurteilung?

Wie in allen Bereichen des Unternehmens, ist es auch hier die Pflicht von Arbeitgeber*innen Gefährdungsbeurteilungen zu erstellen. Aber: als Arbeitgeber*in dürfen Sie sich fachkundige Unterstützung holen. Wichtig dabei zu wissen ist aber, dass Sie als Unternehmer*in dennoch immer und jederzeit verantwortlich sind.

Unterstützung bei der Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen erhalten Sie in der Regel von:

Ganz konkreten Support können Sie selbstverständlich bei Ihrer (externen) Fachkraft für Arbeitssicherheit erhalten. Auch wir bei F&J unterstützen unsere Kund*innen im Rahmen unserer Beratung regelmäßig bei der Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen. Dabei beginnen wir mit der Betriebsbegehung, bei der wir die Arbeitsplätze im jeweiligen Unternehmen besichtigen und analysieren. Auf dieser Grundlage assistieren wir Kund*innen ganz präzise bei der Erstellung oder überarbeiten gemeinsam bereits vorhandene Gefährdungsbeurteilungen.

Wie lange müssen Gefährdungsbeurteilungen aufbewahrt werden?

Für Gefährdungsbeurteilungen gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist, wie man sie von üblichen Geschäftsunterlagen kennt. Wir empfehlen Ihnen jedoch die dauerhaft lückenlose Aufbewahrung der Dokumentation zu Ihren Gefährdungsbeurteilungen. Ebenso, wie Sie Sicherheitsunterweisungen aufbewahren müssen, ist auch der Nachweis einer vollständigen Dokumentation für Gefährdungen jederzeit für Sie zum Vorteil, denn:

Bei Bedarf müssen Sie die Gefährdungsbeurteilungen ihrer zuständigen Berufsgenossenschaft, dem Amt für Arbeitsschutz oder anderen Behörden jederzeit vorlegen können.

Was genau muss eine Gefährdungsbeurteilung beinhalten und wie muss sie aussehen?

Inhaltlich müssen Sie in einer Gefährdungsbeurteilung darlegen, welche Gefährdungen Ihre Mitarbeiter*innen an ihren Arbeitsplätzen ausgesetzt sind oder sein können. Diese Gefährdungen müssen Sie nach möglichen Auswirkungen beurteilen, die physische oder psychische Belastungen sein können. Auch auf die Arbeitsorganisation und Arbeitsabläufe können sich Gefährdungen auswirken. Entsprechend dieser Beurteilung müssen Sie als Arbeitgeber*in dann Maßnahmen ableiten, die Ihre Mitarbeiter*innen bestmöglich vor den Gefährdungen schützen.

Die Betriebssicherheitsverordnung gibt außerdem vor, welche Angaben Sie mindestens darin aufnehmen müssen:

  • Gefährdungen, die bei der Verwendung der Arbeitsmittel auftreten,
  • die zu ergreifenden Schutzmaßnahmen,
  • Informationen darüber, wie die Anforderungen der Betriebssicherheitsverordnung umgesetzt werden,
  • Art und Umfang der Prüfungen, sowie Fristen für wiederkehrende Prüfungen,
  • das Überprüfungsergebnis, ob die Schutzmaßnahmen wirksam sind.

Eine einheitliche Formvorschrift für die Gefährdungsbeurteilung gibt es nicht. Sie können Sie also relativ frei gestalten, so, wie es für Sie am sinnvollsten erscheint. Eine Mustervorlage für den Aufbau einer Gefährdungsbeurteilung können Sie jederzeit bei uns anfordern.

Welche Gefährdungen können an Arbeitsplätzen überhaupt entstehen?

Im Arbeitsschutzgesetz finden Sie eine Übersicht über Arten möglicher Gefährdungen, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer Gefährdungsbeurteilungen helfen. Um Gefährdungen festzustellen betrachten Sie:

  • den Ort und die Gestaltung, sowie die Einrichtung der Arbeitsstätte und des Arbeitsplatzes,
  • physikalische, chemische und biologische Einwirkungen,
  • die Gestaltung, die Auswahl und den Einsatz von Arbeitsmitteln, insbesondere von Arbeitsstoffen, Maschinen, Geräten und Anlagen sowie den Umgang damit,
  • die Gestaltung von Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit und deren Zusammenwirken,
  • unzureichende Qualifikation und Unterweisung der Beschäftigten,
  • psychische Belastungen bei der Arbeit

Besonderheiten bei Gefährdungsbeurteilungen

Das Mutterschutzgesetz (MuSchG) sieht vor, dass werdende und stillende Mütter am Arbeitsplatz besonders geschützt sein müssen. Dies gilt schon ab dem ersten Tag der Schwangerschaft. Deshalb ist seit dem 01.01.2018 festgesetzt, dass Sie für einen ausreichenden Arbeits- und Gesundheitsschutz für diese besondere Personengruppe sorgen müssen, indem für alle Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen eine gesonderte Gefährdungsbeurteilung für schwangere oder stillende Frauen vorliegen muss. Diese Forderung gilt für alle Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen – unabhängig davon, ob dort eine Frau tatsächlich eingesetzt ist oder nicht.

Seit Beginn dieses Jahres gilt die neueste Besonderheit für die Ergänzung der Gefährdungsbeurteilungen. Der Virus SARS-CoV-2, der die Krankheit COVID-19, besser bekannt als „Corona“, stellt eine sicherheitsrelevante Veränderung der Arbeitsbedingungen gemäß Betriebssicherheitsverordnung dar und zwingt Arbeitgeber*innen dazu die Gefährdungsbeurteilungen zu aktualisieren. Hilfestellung bietet die passende Arbeitsschutzregel der Arbeitsschutzausschüsse beim BMAS.

Der einfachste Weg zu einer qualifizierten Gefährdungsbeurteilung

Gefährdungsbeurteilung gehören also zum notwendigen Arbeitsschutzmanagement in Ihrem Unternehmen. Arbeits- und Gesundheitsschutz sind ein sehr komplexes Thema, weshalb viele Arbeitgeber*innen sich für eine Beratung und Betreuung durch eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit entscheiden. Der Vorteil dabei ist, dass eine versierte Beratung stattfinden kann, die auf einem großen Erfahrungsschatz beruht. Gleichzeitig hilft die objektive Betrachtung einer externen Fachkraft für Arbeitssicherheit das Silodenken und den Tunnelblick im eigenen Unternehmen zu durchbrechen.

Auch, wenn es zur Aufgabe von Arbeitgeber*innen gehört Gefährdungsbeurteilungen zu erstellen und regelmäßig – am besten jährlich – auf Gültigkeit zu überprüfen, fällt es im Arbeitsalltag häufig schwer diese Verpflichtung gut und ordentlich zu erfüllen.

Oftmals zeigt sich auch eine Verunsicherung bei Arbeitgeber*innen, da Ihnen das fachliche Wissen für die Beurteilung fehlt. Genau das ist eine gängige Stolperfalle, wenn es mal zu einer Überprüfung von Behörden und/oder Ämtern kommt. Der Einsatz einer externen Fachkraft für Arbeitssicherheit, die bei der Erstellung und Überprüfung der Gefährdungsbeurteilungen und der Durchführung Ihres Arbeitsschutzmanagements hilft, ist deshalb sehr wertvoll.

Wenn auch Sie Ihre bereits vorhandenen Gefährdungsbeurteilungen fachkundig überprüfen lassen wollen, oder sich für das Verfassen der Gefährdungsbeurteilungen professionelle Hilfe wünschen, kontaktieren Sie uns. Wir stehen Ihnen gern beratend zur Seite.

Arbeitsschutz kompakt – Was Sie unbedingt für die Bestellung von Sicherheitsbeauftragten wissen müssen

Eine Ihrer wichtigsten Pflichten als Arbeitgeber*in ist die Einhaltung und Durchführung von Arbeitsschutzmaßnahmen für Ihre Mitarbeiter*innen. Die Bestellung von Sicherheitsbeauftragten ist ab einer bestimmten Unternehmensgröße Teil Ihres Arbeitsschutz-Managementsystems. Ab wann Sie Sicherheitsbeauftragte in Ihrem Unternehmen benennen müssen, welche Aufgaben ein*e SiBe hat und wie Ihre Mitarbeiter*innen eine Qualifizierung als Sicherheitsbeauftragte erhalten, haben wir für Sie zusammengefasst:

Was ist ein*e Sicherheitsbeauftragte*r?

Sicherheitsbeauftragte sind Mitarbeiter*innen in Ihrem Unternehmen, die von Ihnen als Arbeitgeber*in als solche benannt und beauftragt wurden. Die Rolle als Sicherheitsbeauftragte (kurz: SiBe) führen Mitarbeiter*innen zusätzlich zu ihrer regulären Tätigkeit im Unternehmen aus. Sie sind im Unternehmen quasi ehrenamtlich für die Bereiche Arbeitssicherheit und Unfallverhütung zuständig. SiBe übernehmen im Unternehmen eine wichtige zusätzliche Funktion, indem sie Schnittstelle für Kolleg*innen, Unternehmensleitung, (externe) Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsärzte sind.

Welche Aufgaben haben Sicherheitsbeauftragte im Unternehmen?

Sicherheitsbeauftragte beraten und helfen bei Fragen im betrieblichen Arbeitsschutz und sind erste Ansprechpartner für die Kolleg*innen vor Ort.

Zu den Aufgaben der Sicherheitsbeauftragten gehören:

  • sicherheitstechnische Probleme und Mängel am Arbeitsplatz erkennen
  • Persönliche Schutzausrüstungen begutachten und auf deren Benutzung achten
  • bei Arbeitsgeräten und Schutzeinrichtungen verstärkt auf einwandfreien Zustand achten
  • Kolleg*innen auf Unfall- und Gesundheitsgefahren aufmerksam machen
  • Unternehmensleitung auf Mängel hinweisen und deren Beseitigung „anstoßen“
  • Kooperation mit (externer) Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt
  • Teilnahme an Arbeitschutzausschusssitzungen (ASA) und Betriebsbegehungen, sowie Fortbildungen

Wichtig zu beachten ist, dass ein*e Sicherheitsbeauftragte*r zwar eine verantwortungsvolle Aufgabe übernimmt, er oder sie gegenüber Kolleg*innen jedoch nicht weisungsbefugt ist. Sicherheitsbeauftragte stehen ausschließlich beratend zur Seite steht.

Ab wann sind Sicherheitsbeauftragte im Unternehmen notwendig?

Die DGUV V 1 regelt die Bestellung und die Aufgaben von Sicherheitsbeauftragten in Unternehmen. Sie besagt, dass Arbeitgeber*innen verpflichtet eine*n Sicherheitsbeauftragte*n zu benennen, wenn sie in ihrem Unternehmen regelmäßig mehr als 20 Mitarbeiter*innen beschäftigen.

Wie viele Mitarbeiter*innen Sie zu Sicherheitsbeauftragten bestellen müssen, richtet sich unter anderem auch nach Ihrer Betriebsgröße, den Arbeitsbedingungen und -verhältnissen vor Ort und ist deshalb sehr individuell. Die DGUV V1 verzichtet darauf konkrete Zahlen zu nennen, da die jeweiligen Voraussetzungen in Unternehmen stark schwanken können.

Greifbare Hilfe erhalten Sie bei Ihrer (externen) Fachkraft für Arbeitssicherheit, die für die Ermittlung echter Zahlen die nachfolgenden Kriterien für Ihr Unternehmen prüft.

Welche Kriterien sind bei der Bestellung von Sicherheitsbeauftragte*n wichtig?

Um zu wissen, wie viele Sicherheitsbeauftragte Sie für Ihr Unternehmen benennen sollten, sind zunächst die in Ihrem Unternehmen möglichen Unfall- und Gesundheitsgefahren wichtig, die Sie mithilfe der Gefährdungsbeurteilungen ermitteln.

Sind Mitarbeiter*innen im Unternehmen vielen Gefahren ausgesetzt, werden entsprechend ausreichende Sicherheitsbeauftragte benötigt – auch wenn das Unternehmen vergleichsweise klein ist.

Wenn Sie nun überlegen, welche*n Mitarbeiter*in sie genau als Sicherheitsbeauftragte*n benennen wollen, ist es wichtig zu beachten, dass die Person

  • in räumlicher,
  • zeitlicher und
  • fachlicher Nähe zu den Kolleg*innen steht.
    Das bedeutet, sie sollte:
  • im gleichen Unternehmensgebäude tätig sein,
  • zu der gleichen Zeit arbeiten, wie die übrigen Beschäftigten und
  • gleiche oder ähnliche Tätigkeiten ausüben, sowie Kenntnisse über ihren entsprechenden Zuständigkeitsbereich haben.

Gleichzeitig sollten Sie als Unternehmer*in sicher sein können, dass die von Ihnen ausgewählte Person auch physisch und psychisch der Aufgabe gewachsen ist und sie entsprechend ernst nimmt.

Was ist der Unterschied zwischen SiBe (Sicherheitsbeauftragte*r) und SiFa (Sicherheitsfachkraft)/ FASi (Fachkraft für Arbeitssicherheit)?

Ein*e SiBe ist ein*e vom Unternehmen ernannte*r Mitarbeiter*in, der*die zusätzlich zu der eigentlichen Tätigkeit ein Ehrenamt im gleichen Unternehmen ausübt. SiBe haben keine Weisungsbefugnis gegenüber Kolleg*innen, sondern unterstützen dabei, die Maßnahmen für den betrieblichen Arbeitsschutz sicher aus- und durchzuführen.

Fachkräfte für Arbeitssicherheit (kurz: FASi) üben diese Tätigkeit hauptberuflich aus und beraten die Unternehmen, in denen sie beschäftigt, oder von denen sie beauftragt worden sind, zu allen Themen der Arbeitssicherheit. Sie sind eine interne oder externe Stabsstelle des Unternehmens und damit direkt der Geschäftsleitung des Unternehmens unterstellt. Gemeinsam haben SiBe und FASi, dass sie gegenüber Mitarbeiter*innen nicht weisungsbefugt sind.

Ein*e Sicherheitsbeauftragte*r kann einer Fachkraft für Arbeitssicherheit hervorragend zuarbeiten und ist dort eine wichtige Stütze.

Wie bestellt man eine*n Mitarbeiter*in zum*zur Sicherheitsbeauftragte*n?

Die Bestellung zum*zur Sicherheitsbeauftragte*n erfolgt schriftlich durch Sie als Arbeitgeber*in. In der Bestellung sollten Sie die Aufgaben des*der Sicherheitsbeauftragten aufführen, sowie den Unternehmensbereich, für den der*die neue SiBe zuständig sein soll. Das Formular wird von Ihnen und der*dem neuen Sicherheitsbeauftragte*n eigenhändig unterschrieben.

Ein Musterformular für die Bestellung als Sicherheitsbeauftragte*n können Sie bei uns anfordern.

Noch ein Tipp zur Bestellung von Sicherheitsbeauftragten

Machen Sie es Ihrem*Ihrer neuen Sicherheitsbeauftragten leicht und unterstützen Sie den*die Mitarbeiter*in bestmöglich in der neuen Rolle. Damit er*sie auf die neue Aufgabe als SiBe gut vorbereitet ist, melden Sie ihn*sie unbedingt zu einem Qualifizierungsseminar für Sicherheitsbeauftragte an.

Wichtig zu wissen:

Auch für Mitarbeiter*innen, die schon länger als Sicherheitsbeauftragte tätig sind, empfehlen wir regelmäßig an den Seminaren teilzunehmen, um kontinuierlich auf dem neuesten Stand zu sein.

Bei F&J finden die Seminare zur Qualifizierung als Sicherheitsbeauftragte*r regelmäßig – nun auch online – statt.

In dem Seminar wird das erforderliche Wissen praxisnah und beispielhaft vermittelt und es werden alle zentralen Fragen für das wichtige Ehrenamt als Sicherheitsbeauftragte*r besprochen und geklärt.

Wir freuen uns auf Sie und Ihre zukünftigen Sicherheitsbeauftragten.